Het procedurereglement legt op gedetailleerde wijze uit hoe de procedure verloopt. Dit moet vöör het indienen van een dossier gelezen worden.
De procedure verloopt met een minimum aan formaliteiten, binnen strikt bepaalde termijnen en met beperkte kosten. Ze levert steeds een nuttig resultaat op, zelfs wanneer de verzoening mislukt. De Commissie doet een beroep op bekwame deskundigen, die aangezocht worden naargelang hun specialisatie(s) in een of andere bouwtechniek.
De procedure wordt effectief opgestart door de officiële inleiding van het dossier door de klagende partij. Het is nuttig te herhalen dat de partijen die bij het geschil betrokken zijn, eerst akkoord moeten gaan om het geschil aan de bevoegdheid van de rechtbank te onttrekken en het toe te vertrouwen aan de Commissie.
Daarom nodigen wij u nadrukkelijk uit om het bevoegdheidsbeding in te lassen in het (de) aannemingscontract(-en) en het architectencontract en dus alvorens het geschil ontstaat.
Inderdaad, ruziënde partijen zijn niet erg geneigd om over wat dan ook nog akkoord te gaan, laat staan om samen een bepaling te ondertekenen die bevoegdheid verleent aan de Commissie.
Zodra het geschil bij de Commissie aanhangig is gemaakt en nagegaan werd of de partijen het eens waren om de bevoegdheid van de Commissie te erkennen
- organiseert de Commissie een inleidende zitting
- stelt de Commissie, op basis van het dossier en van de uiteenzetting van de partijen, de deskundige-verzoener aan die het meest beslagen is in het technisch probleem dat zich voordoet
- de deskundige brengt een bezoek ter plaatse en poogt de partijen bij dit eerste bezoek te verzoenen; slaagt hij daar niet in, dan stelt hij een technisch verslag op, al dan niet op basis van bijkomende onderzoeken die worden aangerekend tegen de officiële tarieven van de Commissie. Dit verslag is principieel bindend voor de partijen in het kader van een latere gerechtelijke procedure.
Uiteindelijk, moeten de Commissie en de deskundige de voorschriften van het reglement in acht nemen die de rechten van de verdediging en de naleving van de vastgelegde termijnen waarborgen. Ze garanderen dat de expertise volstrekt onpartijdig en op tegensprekelijke wijze verloopt. Ze bieden vooral de zekerheid dat men binnen een termijn van zes maanden zal weten of het probleem definitief is opgelost, dan wel of het voor de rechtbank moet worden gebracht, maar dan zonder dat er een nieuwe expertise nodig is.
Inderdaad het resultaat is nuttig. Zelfs als de verzoening mislukt wanneer men in de eerste stadia van de procedure niet tot een verzoening komt, stelt de deskundige-verzoener een bindend technisch verslag op. De partijen verbinden er zich toe dit verslag niet te betwisten voor de rechtbank
Het bindende karakter van het verslag is van essentieel belang:
- het spoort de partijen aan tot ernstige verzoeningspogingen
- bij mislukking van de verzoening kan het de eventueel daaropvolgende gerechtelijke procedure aanzienlijk versnellen, aangezien de rechter meestal geen nieuwe expertise zal laten uitvoeren maar zijn uitspraak zal baseren op het bestaande technische verslag.